今回は、河合さん（仮名）からの悩みです。
河合さん 37歳／設計部門のチーム・リーダー
私は、プロジェクトの設計フェーズを担当しています。悩みはプロジェクト・マネジャーについてです。
私のチームが担当する作業について、「作業計画、負荷状況、リスクなどの情報出し」を求められるのですが、情報を提供してもそれっきりで、情報が活かされていると感じられません。
プロジェクト・マネジャー向けの資料作成で時間がかかっている状況は、無駄にしか思えないのですが、そのまま言ったらプロジェクト・マネジャーを怒らせそうです。
プロジェクト・マネジャーにどのように伝えたらいいのでしょうか。
回答
なるほど、無駄と感じる作業をやらされるのは苦痛ですよね。
しかし、「作業計画、負荷状況、リスクなどの情報出し」を明確にして見える化すること自体は、河合さんがチーム・リーダーとしてチームのパフォーマンスを上げるために有用な作業のはずです。
そこで、「作業計画、負荷状況、リスクなどの情報出し」は、プロジェクト・マネジャーのためにしている余分な作業ではなく、ご自身のチームのための必要な作業と考えればいかがでしょうか。
そして、チームのために作成した資料をプロジェクト・マネジャーに提出します。
そうすれば、余分な作業は発生しないはずです。
もしかしたら、プロジェクト・マネジャーの求める情報は、チームのための情報と異なる点があるかもしれません。
そこは、直接プロジェクト・マネジャー本人に聞いてみるのが確実です。
チームのための情報を提示して、プロジェクト・マネジャーの期待とどう違うのかを確認します。
もし、プロジェクト・マネジャーが違うものを期待していることがわかれば、その理由を聞くチャンスです。
「その情報の活用方法を教えていただければ、よりわかりやすい形で情報提供ができます」と聞くことは、難しいことではないでしょう。
プロジェクト・マネジャーが期待する情報と理由がわかれば、それをどのように実現するかを含めて見える化し、プロジェクト・マネジャーの了解を得ます。
作業計画であれば、いつ、どのような形で作成し、どのタイミングでプロジェクト・マネジャーに提出するのかを見える化するのです。
このように情報提供について見える化したものを「コミュニケーション・マネジメント計画書」と呼びます。
もし、コミュニケーションについて、誤解や疑念があるなら、コミュニケーション・マネジメント計画書を作成するのが解決方法となることがよくあります。
コミュニケーションがどのように行われているかが見える化されていて、関係するステークホルダー間で合意されていれば、あとから「無駄な情報を提供させられた」あるいは「今さら言われても遅いよ」といった問題を予防できます。
「コミュニケーションを円滑に行うためには、コミュニケーション・マネジメント計画書を作成する」
ぜひお試しください。
