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第33回:ワーキング・グループの達成度が測れない 

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今回は、飯沼さん(仮名)からの悩みです。

飯沼さん 37歳/電機メーカーの総務部係

私が所属する総務部のようなスタッフ部門でも、年度初めに「職場環境の改善」といった年度目標を掲げて、ワーキング・グループを立ち上げるのですが、達成度の数値化が難しいのが悩みです。

毎年、年度終了時のレビューも「部内の雰囲気が以前より明るくなった」といった定性的評価(数値化できない評価)だけで、どれだけ達成できたのかがわかりません。

進め方も、具体的なアクションが取れないままに、日常の業務に紛れて時間だけが過ぎていき、年度の最後に辻褄あわせをしているようで満足感が得られません。

目に見える達成感が得られる何かいい方法はありませんか。

回答

なるほど、本来の業務とは別に設定されるワーキング・グループの管理は、なおざりになりやすく、悩ましいものですね。

ワーキング・グループの活動も、プロジェクトの特長である、有期性(始めと終わりが明確であること:年度の終わりが活動の終わり)と独自性(必ず独自の成果物があること:職場環境の改善)を満たしているので、プロジェクトとしてマネジメントすることができます。

本件はまず、「プロジェクトの立ち上げ」に問題があるように思えます。「プロジェクトの立ち上げ」では、そのプロジェクトの「ビジネスニーズと目標・成果物」を明らかにする必要があります。

例えば、ビジネス・ニーズの出所が総務部長で、そのニーズが「部門の生産性が低いのを改善したい」ということであれば、部長にヒアリングして、期待される成果物を明確にします。

生産性の低さの根拠として、残業時間の多さが気になっていることがわかれば、「残業時間の低減」という成果物が出てきます。そうすれば、残業時間を1年間でどの程度低減するのかという目標値も自ずと設定することができます。

もし、対象が残業時間のように定量化(数値化)できるものに絞れない場合は、定性的評価を定量化することも手です。

例えば「雰囲気」についていえば、総務部員10人に対して、5段階でアンケートをとるといったことも、定量化の手法です。その場合は、「評価の平均点を現状の3.0から3.5以上に上げる」といった目標値が設定されます。

次に、進め方については「進捗管理」が必要です。マイルストーン(中間地点での目標値をもった期限)を設けて、その達成度を評価してください。

例えば、
 マイルストーン①:6月までに残業の原因を調査する
 マイルストーン②:9月までに対策案を作成する
 マイルストーン③:12月の時点での中間評価を行う …などです。

「達成感を得られる年度目標にするためには、成果物を明確化し、マイルストーンによる進捗管理をすること」
ぜひお試しください。

あらゆるお客様の「プロジェクトの成功」をサポートしていくことが、
アイシンクの最大の使命と考えております。

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