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ホームアイシンクインフォメーション第29回:情報のフィードバックが得られない 

第29回:情報のフィードバックが得られない 

メルマガ,PMざっくばらん相談室

今回は、川上さん(仮名)からの悩みです。

川上さん 36歳/PM歴8年/メーカーのプロジェクト・リーダー

私が参加しているプロジェクトは、そこそこの規模の製品開発で、社内のいくつかの部門が協力して実施しています。

ところが、部門間の協力体制が不十分で、とくに情報のフィードバックがなくて困っています。

他部門で必要なはずの情報を提供しているのですが、うんともすんとも言ってこないので、本当にその情報が必要だったのか、あるいは適切な情報だったのか不安になります。

逆にこちらが必要な情報もなかなか送ってこなくて、催促してようやく出てくるものの、情報の欠落や遅延がまま見られます。

どうやったら、他部門からの情報のフィードバックが期待通りに手に入るようになるのでしょうか。

回答

なるほど、プロジェクトで情報はキーになりますから、必要な情報およびそのフィードバックが得られないというのは、大変なストレスになりますね。

ところで、あなたは「コミュニケーションをマネジメントする」という意識はありますか?
実は、あなたからの「コミュニケーション・マネジメント」が不足しているために、相手からの情報も不足している可能性があります。

プロジェクトにおけるコミュニケーションのマネジメントの流れを整理すると次のようになります。

  • ステップ1 ステークホルダーの特定
  • ステップ2 ステークホルダーのニーズ把握
  • ステップ3 ステークホルダーとのコミュニケーション計画の共有
  • ステップ4 コミュニケーション計画の実行と変更管理
・ステップ1

ステップ1は、コミュニケーションの相手となるステークホルダーが誰なのかを明らかにすることです。
今回は、特定の部門とのやりとりで問題が生じているわけですから、ステークホルダーの特定はできていると考えられます。

・ステップ2

最初の課題はステップ2にあると思われます。
その部門の担当者との間でお互いのコミュニケーション・ニーズ(どんな情報を、どんなタイミングで、どんな方法で必要とするのか)が明らかになっていないため、情報の遅延や欠落が起きるのです。
まずは、徹底してお互いのニーズを明らかにして共有してください。

・ステップ3

次にそのニーズをどのようにして満足させるのかをコミュニケーション・マネジメント計画書に記述し見える化します。
コミュニケーション・マネジメント計画書では、それぞれの情報について、その内容、発信者、受信者、伝達方法、タイミングを明確にした一覧表を作成します。

例えば

  • 情報名・・・関連作業の進捗
  • 詳細・・・・作業の実績開始日、終了予定日、リスク
  • 様式・・・・Excelファイル(フォームNo3.2)
  • 発信者・・・XX部門 XXX(氏名)
  • 受信者・・・YY部門 YYY(氏名)
  • 方法・・・・電子メール
  • タイミング・毎週金曜日の18時まで

そして、その一覧表をお互いに確認して、不都合があれば訂正します。
このように計画段階でコミュニケーションの方法についてお互いの合意を取ることが重要です。

・ステップ4

あとは、確実にその計画書に基づいて情報の提供を行います。
そして定期的に、情報提供がうまくいっているかの確認を行い、不都合があればその都度訂正していきます。
情報の提供とその確認・変更の管理が上手くいっていれば、コミュニケーションは円滑に進むはずです。

「コミュニケーション・マネジメント計画書を活用してコミュニケーションを円滑にする」
ぜひお試しください。

あらゆるお客様の「プロジェクトの成功」をサポートしていくことが、
アイシンクの最大の使命と考えております。

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