第15回は、木村さん（仮名）からの悩みです。
木村さん 42歳／PM歴14年／製品開発プロジェクトのマネジャー
PMBOK®を学んでみると、いたるところで「過去の情報」が出てきて、精度の高い計画を立てる上でプロジェクトの教訓を残していくことがいかに大事かよく理解できました。
しかし、少なくともいま自分が所属する部署では、過去の情報が活用できる状況にはありません。
なぜなら、プロジェクトの終結時期は、次のプロジェクトの立ち上げ時期でもあり、いかにスムーズにプロジェクトを立ち上げるかに手一杯になって、とても終結を行う余裕はありません。
どうしたら、きちんと終結ができるようになるのでしょうか。
回答
終結は、簡単なようで実際に行うのは難しいようです。
私が今まで見てきた中でも、終結は実施されていないことが多いプロセスです。
しかし、終結のプロセスがまったく実施されていないということは、組織にとって大変もったいないことです。
少しでも終結を実施することは驚くほど効果があります。
まずは、最低限の終結を行って、ステップバイステップで範囲を拡大したらいかがでしょうか。
終結が実施されないことの原因の一つは、終結には「時間がかかる」との思い込みがあると感じています。
終結では、終了報告書といったドキュメントを必ず新たに作成しなければいけないと思っていませんか。
実はそんなことはありません。
終結でまとめるべき主要項目は以下の通りです。
- 当初の計画
- 計画に対しての修正・変更
- 実績
- 改善すべき事項
これらのうち、１，２，３については、日頃の進捗管理、変更管理を普通に実施していれば、プロジェクトの終結時点ではほとんどすることがないはずです。
この段階で必要なのは、不要なファイルの削除と、フォルダーの整理ぐらいです。
紙の時代やディスクが高価だった時代には、このような記録の保存自体、かなりの手間が必要でしたが、いまのようなディスクの容量が気にならない時代にあっては、無理に時間をかけて整理しなくても、必要なファイルがわかるところにあれば十分です。
このように考えれば、ひとりひとりの終結に向けての記録整理は最小限であれば1-2時間でできてしまいます。
「４．改善すべき事項」については、関係者が集まってレビュー・ミーティングを開き、その結果を議事録のような形で残すのが有効です。
終結はプロジェクト全体の最後ではなく、フェーズごとに行うことが肝心です。
終結をプロジェクト全体の最後にやろうとすると、最初のころの記憶が定かでなくなるだけでなく、フェーズが変わると関係者も入れ替わって、もはやレビュー・ミーティングに必要な人員を集められなくなります。
以上から、終結の要点をまとめると
- まずは、ファイルやフォルダーの整理だけといった簡単なことだけから始めて、必要に応じて範囲をひろげる
- 日々の進捗管理、変更管理をきちんと実施しておく
- フェーズごとに終結、とくにレビュー・ミーティングを実施する
となります。
いかがでしょうか、これならすぐにでも着手できるのではないでしょうか。
ぜひ今後は終結のプロセスを実施してみてください。
