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第14回:進捗管理が合理的に思えない 

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第14回は、大河原さん(仮名)からの悩みです。

大河原さん 31歳/PM歴2年/SE

私の部署では、イナズマチャートというツールを使って、進捗管理をしています。

そのため、タスクごとの進捗を上からうるさく求められ、特に大きく計画から遅れているタスクについては、その理由だの対策だの多くのレポートが必要になります。

だけど、タスクによっては、そんなに急がなくてもいいタスクもあります。

今の進捗管理は何かおかしいような気がするのですが、どうするのが正しいのでしょうか。

回答

大河原さんのおかしいと思う気持ちは、よくわかります。
イナズマチャートは、わかりやすい一方で、“危ない”ツールでもあります。

イナズマチャートでは、ガント・チャートをベースに、計画より進んでいるタスクについては、進捗に応じて基準線(状況報告日)より右に、計画より遅れているタスクについては、進捗線の左に進捗度をプロットし、それを折れ線でつないだもので、右左にジグザグなイナズマに似た形のチャートを表します。

そのことにより、計画の進み遅れが視覚的にとてもわかりやすくなります。

イナズマチャートによる報告を受けるマネジャーは、どうしても左に大きく振れている(計画より大きく遅れている)タスクに目がいきます。
ところが、そこにイナズマチャートによる管理の“危なさ”があるのです。

なぜなら、計画から大きく遅れているタスクほど、プロジェクトにとって問題が大きいとは限らないからです。

具体的な例を示しましょう。

システム開発のプロジェクトにおいて、あるパーツはモジュールAとモジュールBの2つの部品からなっているとします。

モジュールAの開発は、隣のチームが担当していて、所要期間は10日間です。
一方モジュールBの開発は、あなたのチームが担当していて、所要期間は6日間です。

さて、5日目が終わった時点で、モジュールAの作業が1日分遅れていて、モジュールBの作業が2日分遅れていたとき、モジュールBの作業を遅れを取り戻すことのほうが重要でしょうか。

モジュールBの作業が遅れたままで、2日超過の8日間かかったとしても、このパーツの完成時期にはなんの影響も与えません。
しかし、モジュールAが1日の遅れを取り戻せずに11日間かかったら、パーツの完成時期が1日延びてしまいます。

これはとても単純な例ですが、どんな複雑なプロジェクトでも、「その遅れが完成時期(納期)の遅れに直結するタスク」と、「ある範囲までは遅れても完成時期に影響しないタスク」があるのです。

この「完成時期に影響しない遅れ」のことをプロジェクトマネジメント用語で「フロート」と呼びます。

したがって、重要なのは「計画よりどれだけ遅れているか」ではなくて、「その遅れがフロートを超えているか」どうかなのです。
フロートを把握していないと、取り戻すべき遅れなのか、放置可能な遅れなのかが判断できません。

よく耳にするタスクの優先度がわからないという悩みの答えもここにあります。

フロートがないタスクが優先なのです。
フロートを把握して初めて合理的な進捗管理が可能になります。

このフロートを見える化する手法がクリティカル・パス法と呼ばれる手法です。

ぜひ、クリティカル・パス法を学ばれて、フロートを見える化してみてください。

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