前回は「組織のプロジェクトマネジメントに関する標準化」その１として、「標準化の目的」、「標準化の対象」について話しました。
今回は「標準の定着化」についてお話いたします。
皆さんの中には、組織のプロジェクトマネジメントやプロダクトの標準化に取り組んでいるＰＭＯの方が多いのではないかと思います。
せっかく作った標準は、組織で利用され、定着しているでしょうか。
標準が組織で利用されない状況では、プロジェクトの遂行能力は個人依存になり、組織としてのプロジェクト遂行能率の向上が図れません。
また、組織やＰＭＯとして、実行中の多くのプロジェクトの遂行状況を統一的に把握することも難しくなります。
標準化を行う時には、組織に定着することを考慮することが重要です。
１．組織のプロジェクトマネジメントレベルを考慮した標準の水準の制定
組織のプロジェクトマネジメント標準を制定する時に重要なことは、組織として実行可能な標準を制定することです。
ＰＭＯが、組織が実行できない標準を定めても、組織やプロジェクトからは受け入れられません。
プロジェクトマネジメントの標準化というと、「PMBOK®」を思い浮かべる方が多いと思います。「PMBOK®」は、世界で最も普及しているプロジェクトマネジメント標準です。国家プロジェクトやマルチベンダープロジェクトでは、「PMBOK®」などに沿ったプロジェクト運営が求められる場合もありますので、「PMBOK®」の重要性を認識し、組織のプロジェクトマネジメントの標準化の参考にします。
組織のプロジェクトマネジメントの遂行能力は、組織によりさまざまです。遂行能力を見極め、それを多少上回る水準のプロジェクトマネジメント標準を制定することがよいと考えます。そのような水準を制定することで、組織のプロジェクトマネジメント能力の向上を図りましょう。
２．組織の既存のルールや標準との整合性の考慮
組織には、国際標準や、社会の要請に適用するために定められたさまざまな社内標準があります。ISO9000に準拠した品質マネジメント標準、ＩＳＭＳセキュリティマネジメント標準、プロジェクトの会計基準などがこれらに該当します。
また、組織には業務遂行上さまざまなルールがあります。プロジェクトマネジメントの標準は、これらの社内標準やルールと整合を取るように定める必要があります。
３．プロジェクトの多様性の考慮
個々のプロジェクトは、同一組織内であっても、同じ目的のプロジェクトは無く、多様なプロジェクトが存在します。組織の標準は、多様なプロジェクトに適用が可能なように定める必要があります。すなわち、多くのプロジェクトに柔軟に対応ができるように制定する必要があります。
標準の規定を詳細に決めると柔軟な対応がしにくくなり、プロジェクトが標準に沿ってマネジメントを行うことが難しくなります。
さらにＰＭＯは、多様なプロジェクトが、組織のプロジェクトマネジメント標準を適用するように、組織標準の教育や個別プロジェクトの審査などを通じて適用支援を行います。
４．標準の見直し
制定したプロジェクトマネジメント標準は、組織で利用されているか、定着しているかを、定期的に見直します。
ＰＭＯは標準の利用状況を調べ、利用が進んでいない場合はその原因を調べ、改善を図ります。さらに組織のニーズの変化、組織のプロジェクトマネジメント能力の向上に合わせて、プロジェクトマネジメント標準を改訂します。
上記のように、ＰＭＯは標準を制定するとともに、標準が組織で活用できるように継続的に維持し、運営していく必要があります。 このように、プロジェクトマネジメントの標準化の適用を通じて組織のプロジェクトマネジメント能力の向上を図ります。
