今までに、部門ＰＭＯには次の３つの重要な役割があることを述べてきました。
- 部門全体のプロジェクトマネジメント力の向上
- 経営者の「組織のプロジェクト統制」に関する支援
- 個別プロジェクトの支援
前回は、部門ＰＭＯが最初に行うことは、
- ＰＭＯの定義を明確にし、組織内に役割、機能、有効性を文書化して周知すること
- 部門の経営層からＰＭＯ組織とその活動に対する支援を確立すること
であることをお話しました。
これからは、部門ＰＭＯの重要な３つの役割のうち、「部門全体のプロジェクトマネジメント力の向上」に関する機能をお話しします。
部門には中期計画や年度計画などの部門目標があり、これを達成する必要があります。部門の業務形態には、ルーチン型の定常業務と固有業務であるプロジェクトがあります。日常的に多数のプロジェクトが実行されている部門では、部門全体のプロジェクト遂行能力を高めることが部門目標達成にとって非常に重要になります。
ＰＭＯは、まず、部門における管理対象とするプロジェクトの定義を行います。一般には、プロジェクトは、独自のプロダクトやサービスを生み出すための有期性の業務とされます。プロジェクトという用語は広く使われますので、当該部門のプロジェクトの定義を定める必要があります。
たとえば、ＩＴベンダーのような常時多数のプロジェクトが実行される組織においては、プロジェクトとは、受注したＩＴシステムを構築するプロジェクトを意味します。受注金額が少額の案件は、管理対象プロジェクトと定義しない組織もあります。このような組織において、「部門コスト削減プロジェクト」も発生しますが、受注プロジェクトとは識別されます。このようにして、部門における管理対象プロジェクトの定義を明確にします。
管理対象プロジェクトにおいては、プロジェクト責任者を明確にし、部門で設定したプロジェクト遂行に関するプロセスに沿って業務を遂行することが必要です。これが遵守されない場合は、名ばかりのプロジェクトとなり、プロジェクトの目的が達成されないことが発生します。
次にＰＭＯは、プロジェクトマネジメントの方針を決定します。一般には、プロジェクトは、予算、品質、納期を守り、定められた成果物を生み出すことです。これを部門として、より具体的な方針にする必要があります。
たとえば予算は、部門によっては「赤字にならないこと」が方針の場合があります。ＩＴベンダーのような受注型の企業では、受注プロジェクトの遂行によって利益を生み出す必要があり、「赤字にならないこと」が方針では部門の目標が達成できません。このような部門では、部門の利益率などを考慮したコストコントロールの目標設定が必要になります。
品質についても、交通システム、救急システムのような生命に関わるシステムを構築するプロジェクトでは非常に高品質が要求されます。一方、生命に関わるような品質を要求されないプロジェクトもあります。ＰＭＯは、部門が遂行するプロジェクトが満たすべき品質基準や品質目標を定める必要があります。
定められた納期を守るためには、通常はプロジェクトの進捗管理を実施することです。さらに、部門によっては、部門によるプロジェクト審査、フェーズゲート審査などにより、プロジェクトを統制する手段を設定します。
このように、部門に適した具体的なプロジェクトマネジメント方針を設定し、組織の関係者とともに方針に沿った施策を遂行していきます。
