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ホームアイシンクインフォメーション第15回:コミュニケーションをデザインするPM系講師 鬼木睦雄

第15回:コミュニケーションをデザインする
PM系講師 鬼木睦雄

メルマガ,できるプロマネの仕事術

●コミュニケーションとは?
コミュニケーションは英語ですが、日本語では何と言いますか?会話ですか?会話に相当する英語はconversationです。コミュニケーションを英英辞典で検索すると「transfer information」になります。いわゆる「情報の伝達」です。プロジェクトマネジメントでコミュニケーションという場合は、「プロジェクトのステークホルダーとの情報のやり取り」の意味で使用されます。コミュニケーションマネジメント計画とは、ステークホルダーとのコミュニケーションを設計することです。それでは、プロマネはステークホルダーとのコミュニケーションにどのくらいの時間を費やしているでしょうか?

日本のITプロジェクトを担当しているプロマネは70~80%の時間をコミュニケーションに費やしていると言われています。小生も、メンバーの時のコミュニケーションの相手は、周りの同僚SEと、お客様の担当者くらいでした。しかしプロマネになった途端、コミュニケーションスコープは、お客様のプロマネや役員、さらには自社の上司やその上の事業部長、他部門の部門長、ベンダー等、大幅に拡大しました。プロジェクトを成功させる要素として、コミュニケーションは最も重要な要素の一つです。そのため、プロマネにとって最も重要なことの一つは、優れたコミュニケーターになることです。今回は、社内外のステークホルダーとのコミュニケーションをどのようにデザインするかについてお話ししたいと思います。

●コミュニケーションマネジメントの目的
ステークホルダーとのプロジェクトに関係する情報のやり取りを計画することで、効果的なプロジェクト運営ができるようにすること

●ステークホルダーとのコミュニケーションマネジメントプロセス
ステークホルダーとのコミュニケーションマネジメントプロセスは、3つのステップから構成されます。
Step1:ステークホルダーの特定
プロジェクト情報をやり取りするステークホルダーを明確にする。例えば、顧客、上司、メンバー等です。その場合、重要なのは「By name」で特定することです。具体的な名前がないと効果的なコミュニケーションはできません。
Step2:ステークホルダーのコミュニケーションに関する要求分析(5W1H)
時間とコストの制約条件のなかで、ステークホルダーとのコミュニケーションを効果的・効率的に行うのに必要なことは、「ステークホルダーのコミュニケーションに関する要求分析を行うこと」です。たとえば筆者は、Bossとのコミュニケーションを効果的に行うために、5W1Hを明確にしました。何の情報(what)をどのようなタイミング(when)で、またどのような媒体(How)で必要なのかを確認するようにしていました。それが明確になることで、より効果的な情報共有ができました。
Step3:コミュニケーション計画策定
上記要求分析に従い、ステークホルダーごとの要求を反映したコミュニケーション計画を策定する。

『プロジェクトの成功は人と人とのミュニケーションにかかっている!』

★Tip of the day
 ・コミュニケーションを効果的に行うには、ステークホルダーのコミュニケーションに関する要求分析が必要
 ・プロマネは優れたコミュニケーターになろう
 ・コミュニケーションはプロジェクト成功の要

あらゆるお客様の「プロジェクトの成功」をサポートしていくことが、
アイシンクの最大の使命と考えております。

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