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ホームアイシンクインフォメーション第43回:メンバーの負荷を考慮するとスケジュールが立てられない 

第43回:メンバーの負荷を考慮するとスケジュールが立てられない 

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今回は、木村さん(仮名)からの悩みです。

木村さん 41歳/メーカーの設計部マネジャー

うちの部署では、プロジェクトマネジメントを取り入れて、現実的なスケジュールの作成とその管理をすることになりました。

一人一人の作業負荷を見える化して、1日単位で人の割り当てと負荷を見ようとしたのですが、とても煩雑で、一通りの計画を立てるだけでも多大な時間がかかっています。

現場で、1日単位での管理をしてみたところ、実際には午前中にひとつの仕事をすませて、午後から別の仕事にかかるというような状況です。

また、ちょっとなにかの条件が変わると、すぐにつじつまが合わなくなって、やっと調整したスケジュールが意味をなさなくなるようなことが起きています。

今、問題になっているプロジェクトのメンバーは約20名ですが、どうしたらもっと簡単に現実的なスケジュール管理ができるようになるのでしょうか。

回答

なるほど、20名ものメンバーの負荷の調整を行うのは、大変ですね。

現実的な負荷の調整にはモデル化が有効です。

作業の負荷調整は、1日単位ではなく、週単位でモデル化して考えることをお勧めします。

例えば、ある1週間の作業について、Aさん、Bさん、Cさんが協力して実施するとします。

Aさんが月曜日に計画したものを、AさんとBさんが一緒に火曜日と水曜日に実行し、木曜日にCさんがレビューして、金曜日にBさんが手直しして完成するとします。

このような作業が複数並行しているときに、1日単位で負荷をみていると、とても煩雑になります。

そこで、1週間分のそれぞれの作業量で考えてみることにします。

  • Aさん:計画に1日、実行に2日で合計3日
  • Bさん:実行に2日、手直し1日で合計3日
  • Cさん:レビューだけで1日

AさんとBさんについては、5日のうちの3日で60%、Cさんは5日のうちの1日で20%この作業に関わると考えます。

プロジェクトのすべての作業について、Aさん、Bさん、Cさんの作業を積み上げていくと、1日単位ではなく、週単位での負荷のあらましが見えてきます。

例えば、「Aさんは、この週は作業1に60%、作業2に20%、作業3が30%だから、平均1時間程度の残業で吸収可能だな」というように判断します。

プロジェクト規模によって、週単位でも煩雑であるなら、2週単位、あるいは月単位でのモデル化もありです。

そうして、1日単位、あるいは半日単位の作業内の負荷調整は、担当者に任せてしまうのが、管理者にとっても、担当者にとっても都合がいいものです。

週単位、あるいは月単位で負荷が許容内であれば、実際は何とかまわるものです。

「作業の負荷調整は、週単位、あるいは月単位でモデル化して考える」
ぜひお試しください。

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